Dra. Giovanna Dimitrov
CRF SP 15.794
Consultoria Farmacêutica e Treinamentos

Cortar custos e ajustar o caixa é uma das formas de manter o crescimento?

As empresas e os seres humanos possuem instintos em comum: sobrevivência e reprodução. Se manter vivo e crescer é instintivo, mas exige planejamento e atualmente muitas farmácias/ drogarias sofrem para manter as portas abertas. Nas primeiras dificuldades, o “instinto” é cortar tudo: despesas, prêmios, colaboradores, estoque e até compras. O instinto deve ser atrelado ao planejamento e foco nos produtos com maior rentabilidade. Mas como cortar custos e ajustar o caixa?

 

 Antes de ajustar, é preciso entender o Controle de Caixa. O objetivo do Controle de Caixa é registrar as entradas e saídas realizadas de recursos financeiros e apurar o saldo disponível. Este controle financeiro deve ser feito diariamente.

 

O Fluxo de Caixa é um instrumento de gestão que auxilia na visualização e na compreensão das movimentações financeiras. Não diz respeito ao lucro e sim a quantidade de dinheiro que entra e sai da empresa em um determinado período de tempo (diário, semanal, mensal…), com a finalidade de manter um nível de liquidez que permita saldar os compromissos assumidos nos prazos estipulados, sem a necessidade de recorrer a empréstimos ou cheque especial.

 

O valor do saldo inicial deve corresponder aos recursos financeiros existentes, sejam em dinheiro, cheques, e também os saldos em conta corrente do banco.

 

As entradas de caixa correspondem aos valores recebidos, referentes às vendas à vista realizadas pela empresa. Com relação aos recebimentos de clientes, devem ser informados os valores correspondentes a duplicatas recebidas (convênios), cheques pré-datados e vendas realizadas por meio de cartão de crédito. Com relação ao valor das outras entradas, trata-se de juros referentes à aplicação de sobras de caixa no mercado financeiro.

 

As saídas de caixa referem-se aos pagamentos efetuados pela empresa aos fornecedores de mercadorias, ou, então, pagamentos das despesas operacionais necessárias para manter a atividade empresarial, tais como contas de água, luz e telefone, salários e prêmios de colaboradores, aluguel do prédio, etc.

 

O que “quebra” uma empresa não é o seu prejuízo, mas a falta sistemática de dinheiro no caixa.

Em resumo, é ter dinheiro para pagar as contas, sendo muito útil para planejar antecipadamente a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos, a reposição de estoque, investimentos, retiradas, promoções de vendas, necessidade de capital de giro e políticas de prazos de pagamentos e recebimentos.

Ele deve ser planejado para o prazo mínimo de seis meses, evitando assim sobressaltos. Não são necessários sistemas caros, planilhas em Excel resolvem perfeitamente a questão, para tanto é necessário ter um bom controle de contas a pagar, contas a receber, projeção de vendas e acompanhamento de saldos bancários.

 

 

As considerações a serem feitas com relação ao Fluxo de Caixa são as

mesmas feitas com relação ao Controle de Movimento de Caixa, porém sempre pensando em entradas e saídas de caixa no futuro, ou seja, todas as entradas e saídas são previstas por um período de tempo, de acordo com o vencimento do recebimento de valores de clientes e dos pagamentos efetuados aos fornecedores e terceiros.

O desequilíbrio financeiro acontece por vários motivos. Os sintomas mais frequentes são a insuficiência crônica de caixa e a captação sistemática de recursos, através de empréstimos, descontos de duplicatas, antecipação de cheques ou cartões.

É necessário entender as causas prováveis para sanar o problema.

Uma das causas comuns com o Fluxo de Caixa são as compras incompatíveis com as vendas. Comprar mais do que a demanda, a sazonalidade é arriscado, pois estoque parado prejudica o caixa. Comprar volumes menores que a demanda é mais arriscado ainda, pois o que não tem não vende.

Outro fator é a diferença entre os prazos médios de pagamento e de recebimento. Para pagar é preciso receber e quando a inadimplência aumenta, o risco aumenta.

As despesas administrativas elevadas são as mais simples de avaliar e a mais difícil de cortar. O ideal é avaliar toda despesa antes de comprometer o fluxo de caixa.

O desconto de cheques pré-datados ou cartões de crédito, deve ser evitado, pois aumenta as despesas financeiras.

 

O valor do pró-labore dos diretores/ proprietários da farmácia/ drogaria deve ser fixo e em data determinada, não esquecendo de limitar o valor dentro das possibilidades da empresa.

Alguns meses do ano, dependendo da região, a venda no segmento não é muito aquecida. O número de feriados no mês é um grande vilão para as regiões metropolitanas, mas já é previsto na agenda anual.

Para resolver o problema a farmácia/ drogaria deve melhorar o sistema de cobrança, controlar custos e despesas, aumentar o giro do estoque, diminuição do prazo de recebimento, negociar aumento do prazo de pagamento a fornecedores, postergar ao máximo o pagamento de contas, sem prejudicar o crédito da empresa, aumentar o capital, através do aporte de novos recursos e focar nos itens com maior rentabilidade.

A linha de medicamentos genéricos oferece preço justo ao cliente e rentabilidade para a empresa. Adotar políticas de formação de preços de venda, que mantenham a empresa competitiva é fundamental, porém a rentabilidade do negócio deve ser preservada.

Os relatórios gerenciais (controles financeiros) devem sempre ser atualizados e acompanhados periodicamente.

A farmácia/ drogaria deve observar também o melhor enquadramento tributário para a empresa, visando reduzir a carga tributária.

 

Normalmente os problemas financeiros são decorrentes da falta de planejamento, organização, liderança e controle nas atividades empresariais de compras, estocagem e vendas.

Para o crescimento da empresa o controle do fluxo de caixa e o corte nos custos são importantes, mas não são os únicos fatores que devem ser observados. 

Para crescer e expandir sua farmácia/ drogaria é preciso crescer em organização, planejamento, controle, qualidade e estratégia. Qual é a estratégia da sua empresa para crescer?

 

Trabalhe com esta idéia e boas vendas!

 

Dra. Giovanna Dimitrov

Consultora farmacêutica

CRF SP 15.794

www.marcad.com.br

 

 

 

 

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